ご利用中のZohoサービス
保育ICT様について
当社は、全国の保育園様や幼稚園様向けに業務支援システムの開発・運営・販売を行っています。
お客様である保育園の先生方は、子供と実際に触れ合う以外に多様な業務が多くなっています。
そこで、当社の「はいチーズ！」サービスをご利用いただき、もっと子供たちと向き合う時間を増やしていただきたいという思いで、日々開発・販売をしています。
ご担当者様のお立場、プロジェクトへの関わり
畠山様：セールスオペレーションチームに属し、主にCRMの構築や、運用整備などを含めた営業周りの運用改善の対応をしています。
Zoho CRM導入前について
Zohoサービス導入までのいきさつ
ちょうど、保育園向けの「業務支援システムを取り扱っている部署を事業拡大していこう！」というタイミングの中で、新しいシステムの検討開始をしました。
それまでは、Googleスプレッドシートを多用し複数のシートを使い日々の管理、運用を行っていましたが、運用の限界も感じておりCRM/SFAサービスを探していました。
具体的にGoogleスプレッドシートで管理していた内容は、
・アプローチするお客様の情報
・顧客/営業の進捗管理
・問い合わせの履歴管理など多岐にわたっていました。
ご存知のとおり、Googleスプレッドシートは、誰でも自由にデータを変えること（上書き）ができてしまいます。
さらに自由度も高かったため、情報の蓄積（履歴化）という観点では向いていませんでした。
営業活動のオペレーションを作っていく中では、特に営業活動の実績データを重要としているのですが、Googleスプレッドシートだと同じ情報を何回も入力せざるを得なかった部分は日々手間がかかっていました。
このような状況で、私達が重要としていた3点「カスタマイズ性・利便性・コスト」でバランスがよかったのがZohoサービスでした。
更に、自分達でも業務の効率化（=タブやワークフローを活用して作業の自動化）などの運用も出来る事からZohoサービスの導入を決めました。
Zohoサービス導入にあたって苦労したこと
はじめはZohoサービスの仕様を理解することに時間がかかっていいました。裏側のワークフローや、カスタム関数など聞き慣れない言葉もあったので、導入当初は意味を理解することに時間がかかっていたかもしれません。
ですが、実際にZohoサービスを使用する中で「こういうことができるんだ！」というような使い方の発見をすることもできました。
また、ヘルプサイトの充実やデータサービスのサポートデスクで対応いただき、仕様が頻繁に改善され使いやすくなっていると感じています。
Zohoサービスの運用・活用方法について
Zohoサービスの活用方法
各Zohoサービスの主な役割は、
（１）Zoho CRM
問い合わせをいただいたお客様の情報がZoho CRMの見込み客として作成される仕組みにしています。
その後は営業からアプローチをかけ商談～受注の流れで運用しています。
さらにセミナー情報、アカウント/ライセンスの発行、オペレーション部分の進捗管理、契約内容の管理の蓄積などに利用しています。
（２）Zoho Forms
Zoho CRMと連携しており、サービスのお問い合わせやセミナーアンケートフォームの送付とアンケート情報の蓄積に利用しています。
（３）Zoho Desk
お客様からサポートデスクへのお問い合わせ管理に使用しています。
直近では、お客様満足度の収集・運用を始めました。弊社のサポート担当者の対応品質の向上にもつながると考えていますのでもっとうまく活用していきたいと考えています。
（４）Zoho Booking
営業の商談予約と、オンラインセミナーの受付として使用しています。
商談の件数も増え、管理が難しくなってしまったため利用するようにしました。
当社としてもデータの蓄積や利用についてどうしていくのかずっと課題があったのですが、Zohoサービスを利用したことで解決することができています。
Zohoサービス導入による効果と今後の展望
Zohoサービス導入による効果
最大の効果としては、導入前に比較して、サービス導入実績が「当初から 4倍 以上！！」になったことです。
具体的な効果としては、
①営業活動の可視化
アプローチをする顧客リストを効率的に作成することができ、営業活動の改善活動や成約率のアップが実現できました。
②手間を削減した効率的なオペレーションの実現
書面や申し込み時にお客様が入力した情報がZoho CRMに入り、各オペレーション部門に流れるため、何回も同じ内容を入力する手間が省けたことで、業務の効率化が図れたと感じています。
③部署間の連携強化
Zohoサービス導入前は部署間の連携に苦慮することもあり、最新情報への更新や入力内容のブレ等連携が最適化されていない部分もありました。Zoho CRMは入力規則の設定もできるため、個々の入力時のブレもなくなり部署間の連携強化につながったと感じています。
今後のZohoサービスの展望
Zohoサービス導入からこれまではデータの蓄積や仕組みづくりに重点を置き、お問い合わせ対応の質や顧客満足度データの蓄積を進めてきました。
お客様の情報が最低限蓄積はされていますが、データの活用まで及んでいないため、今後はデータの紐づけやデータ整備を行い、営業担当者がよりアプローチしやすく、引継ぎも楽に行えるよう活用を行っていきたいと思っています。
Zohoサービスの導入検討をしている方へのメッセージ
小規模人数等で運用を回しているのであれば、Googleスプレッドシートでの運用でも問題はないと思います。
しかし、少しでも事業を拡大させていくことを考えていたり、業務改善を考えている場合はZoho CRMを導入して運用を構築した方が楽だと思います。
Zoho CRMはカスタマイズ性が高いため、どの企業の方でも運用がしやすく、最初に選んでおいて損はないシステムだと思いました。最初の導入フォローもしっかりとやっていただけるので、この機会に導入を考えてみても良いと思います。