顧客管理Excel

​手軽に始める顧客管理とは？

顧客、商談（案件）、名刺、見積情報など、顧客情報の管理には顧客データベースが必要不可欠です。
顧客データベース構築は主に、エクセル・CRM/SFA・クラウドサービス・アクセス等で構築するケースが多く見受けられ、なかでもエクセルから始めるという方が大半を占めます。
エクセルとシステムそれぞれの面で顧客管理を始めたい・始めている方へ押さえるべきポイントをご説明します。

あなたが知りたいのはエクセル？ クラウドサービス？

エクセルで顧客管理を構築する際の検討すべき対策事項とは？

エクセルはヘッダー情報をセルに設定すれば簡単にファイル作成でき、関数も400種類を超えていると言われ、自由度と手軽さでビジネスの世界では身近なツールです。
手軽にデータベース始められるものの、情報の入力/データ活用/データベースの維持・運用などエクセルで顧客データベースを作るために押さえておくべきポイントをご説明します。

エクセルで顧客管理を作成する際の便利機能

効果的に使えるエクセル便利機能～初期設定編～

①エクセル共有設定
組織で1つのエクセルファイルを利用する上では共有設定を掛ける必要があります。
ファイル共有はできるものの、エクセルファイルの動きが遅くなったり等のデメリットもあります。

②セルの書式設定・シートの保護
管理者が設定したヘッダーやリスト値に対して、設定変更が可能な制御を与える必要があります。
権限を付与しなければ日々の運用や集計時等、収拾がつかなくなる事態を招きます。

③ウィンドウ枠固定 
ユーザーの使い勝手のために設定しましょう。
データが溜まるほどエクセル画面のスクロール頻度が多くなります。

④グループ化
ヘッダー情報が多く、例えば取引先情報の領域、担当者情報の領域、商談情報の領域とヘッダーが増え、左右の移動も増えます。
必要なヘッダー情報のみをユーザーが表示できるよう設定しておくことが利便性に繋がります。

⑤運用ルールの設定
データベースは個人～部署・課での運用が基本となります。
長く、正常に運用するために利用方法をまとめておくことが重要です。1人のイレギュラーな使い方がデータベースの保全を左右することがないよう予め設定をおすすめします。

効果的に使えるエクセル便利機能～日々の入力編～

①選択リスト設定 
文字ではなくリストから選択できるような設定を施すことができます。
ユーザーが入力する手間軽減や内容やニュアンスを標準化することが可能になります。

②条件付き書式設定
重複データの抑止が色付け・強調ことにより防止することが可能にします。
重複データが増えれば増えるほど、後から統合することが困難になり、結果そのまま放置されてしまうこともあります。
会社名やメールアドレス等の重複させないためのユニークキーを選定する必要があります。

③セルの必須制限
複雑な関数を使わなくてもエクセルの入力規則の設定で未入力のセルにエラーチェックを設定することが可能です。
注意点として、セルのダブルクリックでテキスト入力する場合にしかこのエラーチェックは効いてきません。

④セル書式設定
予めセルの書式を定義することが可能です。
％・数値・金額・日付等事前に定義しておくことで後々の集計時に活用することが簡単になります。

エクセルを使った顧客管理って便利！​だけど…

エクセルを使った顧客管理・データベースは、気軽に始めれらるものの作成や運用、データベースとしての維持に手間がかかります。特にデータが溜まるほど、入力や管理により時間がかかることになります。

エクセル顧客管理作成時の注意点・課題

・入力内容に個人差が出る
・変更履歴が解りにくい
・簡単にコピーできるので版数管理が大変
・共有やファイル容量が重くなったりに制限が後々起こりえる
・運用次第でファイル破損も
・社外からアクセス出来ない

エクセルに限界を感じる前に

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